La factura electrónica obligatoria va a cambiar la forma en la que empresas y autónomos emitan sus facturas a otras empresas localizadas en España.
No se trata solo de sustituir el papel por un archivo digital, sino de implantar un sistema de facturación con un formato estructurado y con una plataforma habilitada por la Agencia Tributaria para comunicar las facturas electrónicas. El objetivo de esta norma es doble: impulsar la digitalización y reforzar el control de la morosidad en las operaciones comerciales.
Qué es la factura electrónica obligatoria y a quién afecta
La factura electrónica obligatoria es el sistema por el que se envían, se reciben y se gestionan facturas entre empresarios y profesionales. No consiste solo en sustituir una factura en papel por un PDF, si no en utilizar la plataforma que desarrolle la Agencia Tributaria para poder emitir las facturas electrónicas. El formato aceptada por la Agencia Tributataria y que se utilizará será el UBL ( Universal Business Language o Lenguaje Empresarial Universal en castellano).
No es una medida pensada solamente para grandes empresas, sino también para pymes, microempresas y autónomos.
Cuando entra en vigor la factura electrónica
El Ministerio de Economía prevé que esta nueva obligación se implante en dos fases: a partir del 1 de julio de 2027 para las empresas y profesionales con una facturación superior a 8 millones de euros, y desde el 1 de julio de 2028 para quienes ganen menos de 8 millones.
Un alto porcentaje de empresas recurrirá a la solución pública para remitir sus facturas, ya que esta les permitirá cumplir con todas las exigencias legales. No obstante, también podrán optar por una plataforma privada si esta les aporta un valor añadido, como la gestión de albaranes u otras funcionalidades complementarias. En ese caso, la plataforma privada deberá remitir a la Agencia Tributaria una copia simple de la factura, firmada electrónicamente. En cambio, si se utiliza la solución pública, bastará con que la empresa se identifique mediante certificado digital.
Cómo adaptarte a la facturación electrónica
Esta nueva norma, a diferencia de Verifactu, obligará a los profesionales y pymes que todavía hacen sus facturas con Word o Excel a dar el salto a un software de facturación. El motivo es que las facturas deberán generarse en un formato estructurado, como UBL, para que la plataforma de la Agencia Tributaria pueda leerlas correctamente.
Cuando una pyme o un autónomo envíe su factura a la solución electrónica, el destinatario podrá consultarla directamente en la plataforma pública o recibirla a través de su plataforma privada, siempre que esta esté conectada con la solución de la Agencia Tributaria. Después, deberá indicar si la acepta o la rechaza por desacuerdo. Si la acepta, una vez abonado el importe total, contará con cuatro días para comunicar el pago.
Doble obligación: así te afectan Verifactu y la factura electrónica
La diferencia entre Verifactu y la factura electrónica obligatoria es clara: Verifactu afecta al software de facturación y al registro de las facturas ante la Agencia Tributaria, mientras que la factura electrónica obligatoria afecta al formato y al intercambio de facturas entre empresas y autónomos. Verifactu controla cómo se genera y conserva o remite la información de cada factura; la factura electrónica obligatoria exige que esa factura pueda circular en un formato estructurado dentro del sistema previsto para las operaciones entre empresarios y profesionales.
